Có một thực tế phổ biến là chúng ta luôn có nhiều việc cần làm hơn thời gian cho phép. Cảm giác bị choáng ngợp bởi một danh sách công việc dài dằng dặc thường dẫn đến trì hoãn và giảm hiệu suất. Quản lý thời gian không chỉ là sắp xếp các cuộc hẹn, mà là việc xây dựng một hệ thống để ưu tiên, phá vỡ các nhiệm vụ phức tạp và thực hiện chúng một cách có kỷ luật.
Bài viết này tập trung vào hai nguyên tắc chính để giúp bạn làm chủ danh sách công việc và đạt được những kết quả thực sự.
Nguyên Tắc 1: “Ăn Con Ếch” (Eat the Frog)
Nguyên tắc này dựa trên lời khuyên nổi tiếng của Mark Twain: “Nếu việc đầu tiên bạn làm vào buổi sáng là ăn một con ếch sống, bạn có thể yên tâm rằng đó là điều tồi tệ nhất sẽ xảy ra với bạn trong cả ngày.”
Trong quản lý thời gian, “ăn con ếch” có nghĩa là thực hiện nhiệm vụ khó khăn nhất, quan trọng nhất (nhưng có thể bạn ngại làm nhất) ngay khi bắt đầu ngày mới.
Tại sao nên “ăn ếch” sớm?
- Tâm lý: Khi hoàn thành một nhiệm vụ lớn, bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm và có động lực hơn rất nhiều cho phần còn lại của ngày.
- Năng lượng: Buổi sáng, năng lượng và khả năng tập trung của bạn thường ở mức cao nhất, giúp bạn xử lý những công việc đòi hỏi tư duy phức tạp một cách hiệu quả.
- Ngăn ngừa trì hoãn: Bằng cách đối mặt với nhiệm vụ khó nhất ngay lập tức, bạn sẽ tránh được việc trì hoãn nó cho đến phút cuối.
Nguyên Tắc 2: Lập Kế Hoạch “3 Mục Tiêu Lớn” Mỗi Ngày
Nhiều người mắc sai lầm khi tạo ra danh sách công việc quá dài, dẫn đến cảm giác thất bại khi không hoàn thành hết. Thay vào đó, hãy áp dụng nguyên tắc tập trung:
Lập kế hoạch trước (có thể là vào tối hôm trước) và chỉ chọn ra tối đa 3 nhiệm vụ quan trọng nhất cần hoàn thành trong ngày mai.
Ba nhiệm vụ này nên là những “hòn đá tảng” – những việc đóng góp lớn nhất vào mục tiêu của bạn. Việc này giúp bạn:
- Giảm sự choáng ngợp: Bạn biết chính xác mình cần tập trung vào điều gì.
- Tăng cường sự tập trung: Hạn chế chuyển đổi giữa các nhiệm vụ không cần thiết.
- Đạt được sự thỏa mãn: Kết thúc ngày với cảm giác thành công khi đã hoàn thành 3 việc quan trọng nhất.
Phá Vỡ Nhiệm Vụ Lớn Thành Các Bước Nhỏ
Đôi khi, lý do chúng ta trì hoãn là vì nhiệm vụ quá lớn và phức tạp. Để giải quyết điều này, hãy áp dụng kỹ thuật phá vỡ nhiệm vụ:
Ví dụ, nếu nhiệm vụ của bạn là “Hoàn thành báo cáo quý,” hãy chia nó thành các bước nhỏ hơn và dễ thực hiện:
- Thu thập số liệu tháng 1, 2, 3.
- Phân tích dữ liệu doanh thu.
- Viết phần giới thiệu báo cáo.
- Thiết kế biểu đồ.
- Kiểm tra lại và chỉnh sửa.
Mỗi bước nhỏ này đều dễ dàng bắt đầu hơn và mang lại cảm giác hoàn thành khi bạn đánh dấu chúng đã xong.
Lập Kế Hoạch Cho Hiệu Suất
Kết hợp các nguyên tắc trên, bạn có thể tạo ra một quy trình quản lý thời gian mạnh mẽ:
- Vào tối hôm trước: Xác định “con ếch” (nhiệm vụ quan trọng nhất) và hai nhiệm vụ quan trọng khác cho ngày mai.
- Buổi sáng: Bắt đầu ngày làm việc bằng cách “ăn con ếch” (tập trung hoàn thành nhiệm vụ khó nhất).
- Trong ngày: Sử dụng các kỹ thuật như Pomodoro (đã đề cập ở bài trước) để duy trì sự tập trung cho các nhiệm vụ còn lại.
Bằng cách lập kế hoạch chủ động và tập trung vào những việc thực sự quan trọng, bạn sẽ không chỉ quản lý thời gian hiệu quả hơn mà còn đạt được những kết quả đáng kể.
